לפי תקנות מס הכנסה חובה לשמור את המסמכים במשך 7 שנים.
כל החשבוניות שצילמתם ושלחתם למערכת הדיגיטלית חייבות להישמר לפי תקנות אלו, אנחנו ממליצים לעשות קלסר לכל שנה בנפרד ולתייק את החומר שנשלח לפי חודשים בניילוניות.

ישנן 4 סוגי הוצאות, כמפורט להלן:
1. הוצאות מוכרות: הוצאה מוכרת בהגדרה היא הוצאה שיש צורך להוציא לצורך ייצור הכנסה לעסק. הוצאה כזו תהיה מוכרת במלואה למס.
2. הוצאות מוכרות חלקית: ישנן הוצאות שלמרות שהוצאו לצורך ייצור ההכנסה עדיין יוכרו רק באופן חלקי, כגון: הוצאות פלאפון, רכב, תרומות, מתנות ועוד.
3. הוצאות מעורבות: ישנן גם הוצאות מעורבות שהן בחלקן לצורך פרטי וחלקן לצורך עסקי. במקרה זה, הן יוכרו למס באופן חלקי. הדוגמא עיקרית להוצאות מעורבות הן במקרה שמפעילים את העסק מבית פרטי, כגון: חשמל, מים, ארנונה, שכירות. הוצאות אלו יוכרו לפי תקנות מס הכנסה.
4. רכוש קבוע: הוצאה על ציוד שנרכש לטובת העסק וצפוי לשמש אותו במשך מספר שנים, כגון: מחשבים, ריהוט, רכבים, ציוד קבוע. במקרה זה מס הכנסה לא מכיר בהוצאה בשנה בה בוצעה ומורה לחלק אותה על פני מספר שנים. מספר השנים על פניהן נפרסת ההוצאה משתנות בין ההוצאות השונות, וקבועות בתקנות מס הכנסה (לדוגמא: הוצאה על מחשב נפרסת לפי 33% מההוצאה מדי שנה). הוצאה על רכוש קבוע נקראת פחת.

להלן סוגי הוצאות שיכולות להיות לעסק:
1. מוצרים וחומרי גלם – כל מוצר או חומר גלם שיש לרכוש על מנת לייצר את המוצר.
2. הוצאות רכב – תיקונים, טסטים, ביטוחים, דלק, אגרות ורשיונות. הוצאות אחזקת רכב מוכרות למס בהתאם לתקנות מס הכנסה ולפי לסוג הרכב (לדוגמא: על רכב שמשמש לצרכי העסק וכן לצרכים פרטיים, מכירים ב- 45% מההוצאה).
3. תחבורה ציבורית – מוכר באופן מלא.
4. תקשורת – טלפון קווי / סלולארי, אינטרנט – מוכר חלקי.
5. הוצאות ביתיות – חשמל, ארנונה, מים, ועד- מוכר בחלק יחסי בין 20% ל- 30% מההוצאה.
6. השתלמויות למקצוע קיים – מוכר באופן מלא.
7. כיבוד – כיבוד מוכר: חלב, סוכר, קפה, עוגיות, פירות וירקות.
8. חומרי ניקוי לעסק – מוכר באופן מלא.
9. ציוד משרדי ודואר – מוכר באופן מלא.
10. שליחויות – מוכר באופן מלא.
11. אחזקת מחשב ותוכנות – מוכר באופן מלא.
12. שיווק ופרסום – מוכר באופן מלא.
13. ספרות מקצועית – מוכר באופן מלא.
14. ביגוד –רק על ביגוד ייחודי לעסק כגון ביגוד מגן וכו.
15 . מתנות ללקוחות ולספקים – מוכר עד 180 ₪ להוצאה.
16. נסיעות לחו"ל – מוכר בטיסה לצורך השתלמות, קורסים או לפגישה עסקים עד לתקרה המשתנה בהתאם למדינה.
17. הוצאות שכ"ד – מוכר עם הצגת חשבונית אם העסק לא נמצא בבית .
18. תיקונים ושיפוצים – כאשר מדובר בהוצאה קטנה היא מוכרת באופן מלא. במידה ומדובר בשיפוץ גדול יש להכיר בזה כרכוש קבוע בקטגוריה של שיפורים במושכר ( רכוש קבוע).
19. הוצאות בנקאיות (עמלות ריביות) – חשבון עסקי מוכר.
20. תרומות למוסדות מוכרים – מוכר בהתאם לתקנות.
21. ביטוח לעסק – מוכר באופן מלא.
22. ביטוח אחריות מקצועית – מוכר באופן מלא.
23. רכישת רכוש קבוע לעסק( רכב,ריהוט,ציוד…) – מוכר בהתאם לתקנות.